Primera Pràctica: Delegació d'autoritat

Dissenyarem un cas de delegació d’autoritat en el què és necessari identificar la situació i desenvolupar els cinc punts del model.
El nostre cas serà fictici, no obstant, és una situació que es dóna habitualment. Un home emprenedor crea una empresa de xips i aquesta creix de tal manera que es veu obligat a delegar tasques per tal de fer front a la feina que se li acumula.



L’empresari, per tal d’efectuar de manera correcta la delegació, recupera els seus apunts d’economia de l’empresa II i segueix els cinc punts del “Model per a la delegació d’autoritat”:

1. Aclariment de l’assignació
La part que delegaré serà la de finances. No puc englobar tot el volum de feina que comporta l’empresa i per por de què això es tradueixi en pèrdues, deixaré que tota l’economia de la companyia la supervisi una persona qualificada.
Realitzaré una entrevista on demanaré com a requisit un títol d’economista o enginyeria. També es tindrà en compte la motivació i l’estabilitat dels entrevistats, així com si disposen de temps suficient per fer-se càrrec de la feina. No ens interessa la rotació en un lloc de treball on volem tenir un treballador de confiança.
Una vegada escollit un candidat li especificaré les tasques que durà a terme i els resultats que espera obtenir de la seva gestió.
Les feines delegades seran les següents:
- Realitzar el balanç de l’empresa.
- Preveure en el màxim possible situacions econòmicament perilloses per a le companyia.
- Efectuar les compres als proveïdors que cregui necessaris per tal de minimitzar costos sense perjudicar la qualitat dels xips.
- Aconsellar-me sobre el preu de venda, analitzant a la competència.
- Que busqui possibles compradors (RRPP)

No especificaré els mètodes que ha d’emprar, només que realitzi les tasques satisfactòriament.



2. Discrecionalitat que ha de tenir el subordinat
A continuació descriuré les restriccions i les llibertats que tindrà el meu delegat en cada una de les tasques assignades:
- Realització del balanç de l’empresa
En aquest cas el meu associat tindrà total llibertat i accés als arxius de l’empresa. El mètode de realització el deixo a la seva elecció.
- Previsió de perills de solvència econòmica
Podrà realitzar els estudis i anàlisis que cregui convenients per evitar aquestes situacions. No obstant, no podrà efectuar cap mesura preventiva ni solventiva sense consultar-m’ho prèviament i arribar a un consens.
- Compra de matèria primària
Tindrà total llibertat per fer les compres necessàries mentre que els costos es mantinguin en un rang raonable en el pitjor dels casos. A més, serà necessari que no manqui mai matèria per optimitzar el temps de producció.
- Aconsellar sobre el preu de venda
També tindrà accés a tota la informació de l’empresa i tindrà llibertat per analitzar la competència i els seus productes dins d’un marge legal però no podrà imposar el preu de venda sense consensuar-ho amb mi abans.



3. Permet que participi el subordinat
En aquest punt aclariré que tinc un punt de vista adaptat a la mentalitat actual. Totes les normes i imposicions descrites anteriorment seran entregades al delegat de manera que pugui revisar-les i arribar a una conclusió sobre fins a quin punt està d'acord amb elles. En cas que el meu associat vulgui més o menys responsabilitat així com encarregar-se de funcions de les quals es cregui capacitat per dur-les a terme, només haurà de consultar-m'ho. En aquest aspecte sóc molt obert a propostes i donaré llibertat al delegat per ampliar o disminuir el seu camp d'acció sempre que estiguem d'acord en que aquest canvi seria el millor per l'empresa.
Essent tan flexible amb aquest assumpte busco mentalitzar al meu associat en primera instància i a la resta de l'empresa en segona, de que el meu objectiu es que tots ens impliquem en les tasques dutes a terme en la organització. Recomano que els treballadors, inclòs el nou delegat, comuniquin totes les idees que tinguin per millorar l’eficiència i productivitat de l'empresa. Perquè com diu la dita "Dos caps pensen millor que un" i en aquest cas són més de dos caps.

Quan els ingressos de l'empresa s'estabilitzin i tinguem una previsió de beneficis a mitja i llarga durada, la meva idea és repartir un formulari al meu delegat i a cada treballador perquè hi escriguin totes les idees i modificacions que creuen que ajudarien a l’organització a millorar en algun aspecte. No només espero trobar idees de qualitat per aplicar sinó també augmentar la motivació i la implicació de tots envers a l'empresa. El meu associat s'encarregarà de revisar si les idees son econòmicament viables i jo donaré el vist-i-plau a la seva aplicació.



4. Informar a les altres persones sobre la delegació realitzada
Per evitar complicacions al meu delegat, informaré a la gent del seu entorn que a partir d’ara ell serà la persona assignada per a dur a terme tota la part de finances de la meva empresa. D’aquesta manera, ell podrà demanar ajuda a la gent del seu entorn sense que aquesta hi fiqui cap problema, perquè ja hauran estat avisats per mi.

Al informar als altres treballadors, a part de conèixer qui serà el meu subordinat en finances, tindran la consciència de saber fins a quin punt disposa d’autoritat. D’aquesta manera s’evitarà l’abús als treballadors per part del subordinat.

En el cas que algú li negui l’ajuda s’obrirà una investigació i es podria arribar a considerar com a falta lleu. Per altre banda, si és el delegat el que abusa de poder, s’obrirà una investigació també i en aquest cas es consideraria una falta greu. Qualsevol dels implicats que pateixi alguna d’aquestes accions només tindrà que comunicar-m’ho.



5. Establir controls de retroalimentació
Per evitar qualssevol tipus de problema, realitzaré controls cada cert temps per a verificar el progrés del delegat. D'aquesta manera, augmentarà la probabilitat de descobrir si alguna tasca no funciona com hauria de fer-ho i poder solventar-ho des de el primer moment, evitant així greus conseqüències de cara a l'empresa. Això també serà útil per a motivar al subordinat a realitzar les tasques dintre d'uns terminis amb les especificacions necessàries. A part d'aquests controls cada cert temps o rutinaris, realitzaré controls sorpresa per assegurar-me que no està abusant de les directrius d'autoritat.

A part d'aquests controls establerts o sorpresa, ell haurà de comunicar-me de forma escrita cada mes els avenços que vagi fent.

Tot i existir aquest mètode de retroalimentació, estaré obert a qualssevol consulta o comprovació que el delegat em vulgui realitzar per assegurar les seves passes, això si, sempre i quan no estigui realment ocupat.



Conclusions

Les conclusions que podem extreure de la pràctica realitzada sobre la delegació de tasques son varies. La primera és que és realment molt important deixar clares les llibertats i les limitacions de l'autoritat i del camp d'acció del nostre associat per evitar conflictes en potència a l'hora de dur-les a terme. Així no només evitarem problemes, sinó que també aconseguirem que aquesta persona no dubti en cap moment a l'hora de prendre decisions i això ens interessa.


La segona conclusió és que és beneficiós per l'organització marcar uns objectius al nostre associat però donar-li llibertat respecte als mètodes que ha d’utilitzar. D'aquesta manera aconseguirem que utilitzi el seu intel·lecte per renderitzar el procés i a més a més es sentirà més motivat per tenir aquesta responsabilitat i la nostra confiança.


Per acabar, destaquem que és important establir uns controls de retroalimentació sobre la feina i permetre al nostre delegat participar en les decisions que prenguem però sobretot cal tenir clar que les solucions presses per ell, estiguin bé o estiguin malament, hem d'intentar entendre-les encara que nosaltres no ho haguéssim fet d'aquella manera, perquè cada persona és diferent i la manera de pensar de cada un també es radicalment distinta.





Rubén i Javi